Внимание – интерес – желание – действие.

 

Слушание в деловой коммуникации

«Талантом собеседника отличается не тот,

кто охотно говорит сам,

а тот, с кем охотно говорят другие»

 

Лабрюйер

 

Практика делового взаимодействия показывает, что умение целенаправленно, активно слушать других имеет большое значение для взаимопонимания. Умение слушать – это необходимое условие правильного понимания позиции партнера, верной оценки существующих с ним разногласий, залог успешной деловой коммуникации.

Умение слушать – это:

§ восприятие информации от говорящих, при котором слушающий воздерживается от выражения своих эмоций;

§ поощряющее отношение к говорящему, «подталкивающее» его продолжать акт общения;

§ незначительное воздействие на говорящего, способствующее развитию мысли последнего «на шаг вперед».

 

Слушание – процесс активный. Специальные исследования показали, что современные администраторы ежедневно тратят 40% служебного времени на слушание, а эффективность слушания (точность восприятия информации, процедурная культура, эффект понимания и др.), как правило, у большинства не очень высока – около 25%.

 

Умение слушать как метод восприятия информации используется в деловом общении намного чаще, чем умения читать и писать вместе взятые:

слушание – 40% рабочего времени, говорение – 35%, чтение – 16%, письмо – 9%.

 

Стиль слушания человека зависит от многих факторов: от личности, характера, интересов, пола, возраста, статуса участников общения, от конкретной ситуации.

Трудности эффективного слушания: отключение внимания, высокая скорость умственной деятельности, антипатия к чужим мыслям, избирательность внимания, потребность реплики.

Существуют внутренние и внешние помехи слушанию. К внутренним помехам слушания относится привычка «размышлять о чем-то еще». Внешних помех гораздо больше:

§ собеседник говорит недостаточно громко или шепотом;

§ отвлекающая манера собеседника, его манеры;

§ помехи (шум транспорта, ремонт, заглядывание посторонних в кабинет, др.);

§ слишком высокая или слишком низкая температура в помещении;

§ плохая акустика;

§ окружающая обстановка или пейзаж;

§ поглядывание на часы;

§ телефонные звонки;

§ акцент говорящего, монотонность, слишком быстрый или слишком медленный темп речи;

§ ограниченность во времени, ощущение, что регламент исчерпан;

§ чрезмерная загруженность на работе;

§ плохая погода;

§ цвет стен в помещении (красный – раздражает; темно-серый – угнетает; желтый – расслабляет);

§ неприятные запахи в помещении;

§ привычка держать в руках посторонние предметы;

§ непоседливость, суетливость слушателя, а также привычка жевать резинку, постукивать ручкой, рисовать).

Рекомендации идеальному слушателю

§ Не прерывайте и не перебивайте собеседника. (Дайте человеку закончить свою мысль. К тому же тишина стимулирует людей продолжать говорить. Выслушивайте клиента, и он будет стараться заполнить тишину, продолжая отвечать на заданный вами вопрос.)

§ Не смотрите на часы. (Если вам очень надо посмотреть на часы, сделайте это незаметно. В противном случае клиент интерпретирует этот жест как отсутствие интереса к нему и как желание поскорее от него избавиться.)

§ Не заканчивайте предложение за собеседника. (Прервав человека словами «Это я уже слышал», вы отбиваете у него всякое желание продолжать общаться с вами.)

§ Задав вопрос, дождитесь ответа. (Очень многие задают вопрос и сами же на него отвечают, говоря при этом, что это происходит из-за возникающей паузы. Но пауза – это хорошо, значит, клиент обдумывает ваш вопрос, он ведь не должен выдавать ответ моментально. Пауза нервирует, но если вы задали вопрос, то дождитесь ответа.)

§ Примите соответствующую позу. (Не разваливайтесь на стуле, говоря тем самым клиенту: «Ну рассказывай, я тебя слушаю». Сидите прямо, наклонитесь слегка вперед. Наклон вперед свидетельствует о заинтересованности человека.)

§ Не ведите переговоры, если вы себя плохо чувствуете.

 

Покажите собеседнику, что вы его слушаете:

§ Поддерживайте визуальный контакт. (Даже если вы внимательно слушаете собеседника, а при этом смотрит куда угодно, он сделает единственный вывод – вам неинтересно и вы его не слушаете.)

§ Повернитесь к собеседнику лицом. (Беседовать с клиентом, повернувшись к нему боком или спиной, а лицом к компьютеру или к чему угодно, просто некрасиво. Беседуя с клиентом, развернитесь корпусом к нему, одного поворота головы недостаточно.)

§ Кивайте. (Это очень эффективный способ показать собеседнику, что вы его слушаете и понимаете. Соглашаясь или понимая, о чем говорит наш собеседник, мы киваем произвольно. Но, кивая слишком часто, вы сообщаете собеседнику, что ваше терпение закончилось и ему пора закругляться.)

§ Установите вербальную обратную связь. («Да, конечно, это интересно…» и т.д. – все это вербальная реакция, подтверждающая, что мы слушаем нашего собеседника. Всем нам необходимо подтверждение того, что нас слушают.)

§ Задавайте уточняющие вопросы. (Если вам что-то неясно или вы не уверены, что правильно поняли клиента, не стесняйтесь – задавайте уточняющие вопросы. Вы произведете впечатление человека, старающегося не упустить важные моменты беседы. Существует множество уточняющих вопросов: «Вы имеете в виду, что…», «Правильно л я вас понял…», «Поясните, пожалуйста…», «Вы хотите сказать…», др.)

§ Не поддавайтесь соблазну опровергать новую для вас информацию. (Люди предпочитают спорить. Если вы услышали от собеседника что-то не соответствующее вашим убеждениям или отличное от ваших представлений, не накидывайтесь на него и не обороняйтесь, отстаивая свою точку зрения. Лучше просто спросите: «Откуда у вас такие сведения?», «Почему вы так считаете?», «Чем объясняется ваша позиция?»)

§ Избегайте синдрома: «А у меня». (Клиент может рассказывать о чем угодно, не надо пытаться произвести на него впечатление своим «еще более крутым» личным опытом, выхватывая у него инициативу. Похвастаться собой вы всегда успеете, а вот клиент, после того как его перебили, может вообще замолчать и закрыться. Вам это надо?)

§ Делайте себе пометки. (Это имеет следующие преимущества: вы подавляете в себе импульс прервать говорящего; вы на бумаге можете отреагировать на возможную начинающуюся злость с вашей стороны и успокоиться для вашего ответа в дальнейшем; уже при слушании вы сможете отделить важное от второстепенного; вы можете быть уверены в том, что действительно детально вошли во все существенные проблемы, когда придет ваша очередь говорить; ваш партнер по переговорам видит, что к нему серьезно относятся, если вы считаете нужным делать для себя заметки во время выступления).

 

Деловые переговоры

«Не получить того, что ты хочешь,

- почти то же самое, что не получить совсем ничего»

 

Аристотель

 

Переговоры –специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем.

Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.

Мастерство ведения переговоров в бизнесе очень необходимо. А сам процесс переговоров сопровождает деятельность бизнес-структур практически ежедневно.

Переговоры могут быть официальными– с протоколом, строгой процедурой, соблюдением специальных ритуалов – и неофициальными, похожими на непринужденную беседу, не предполагающими по окончании подписания тех ли иных официальных бумаг.

Кроме того, переговоры могут быть внешними (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренними(между сотрудниками).

Наконец, переговоры, имеющие одинаковое содержание, могут очень отличаться по своим психологическим целям.

Переговорыпредназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленных на обсуждение проблем) «выторговать» отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех участников переговоров.

Большинство специалистов, чьи работы посвящены вопросам подготовки и проведения переговоров, считают, что при умелом ведении переговоров «хороший» результат всегда может быть достигнут.

Однако принятия решения о выборе стратегии переговоров еще не достаточно. В процессе переговоров могут возникнуть конфликтные ситуации, которые спонтанно и непреднамеренно могут вовлечь партнеров в процесс нарастания враждебности, а за ней и привести к борьбе. Поэтому переговоры надо уметь вести.

 

Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский.

В основе конфронтационного подхода лежит уверенность, что целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение.

Партнерский подход реализуется путем совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника. Стимулом для эффективного начала переговоров может послужить понятие об общей цели, а оно достигается через выявление общих потребностей.

Прежде чем начинать подготовку к переговорам, следует определиться, в чем состоят Ваши интересы, каков может быть результат, чем можно или необходимо поступиться для его достижения, и только после всесторонней оценки всего этого поставить перед собой цель.

 

Чтобы правильно сформулировать цели переговоров, необходимо знать:

§ каковы наши собственные интересы;

§ каково наше положение в организации, отрасли, пр.;

§ какие и перед кем у нас имеются обязательства;

§ кто наши деловые партнеры и союзники;

§ др.

Вопросы, на которые нужно заранее подготовить ответы:

 

§ Почему именно эта фирма пригласила Вас для переговоров? Какова причина приглашения?

§ Каковы стратегические и тактические цели этой фирмы?

§ Каковы основные характеристики фирмы: профессиональные, социальные, экономические, т.п.?

§ Кто из сотрудников Вашей организации ранее проводил переговоры с данной фирмой и каково впечатление от переговоров?

§ На все ли Ваши вопросы будут получены ответы и каковы вопросы, которые предположительно могут вызвать отрицательные эмоции у Вашего контрагента?

§ Какой вид информации окажется самым доходчивым для Вашего партнера

 

Тактики реагирования в переговорном процессе:

 

Партнер занял полностью противоположную позицию Ожидайте до тех пор, пока партнер что-либо скажет
Вам предъявляют завышенные требования Дайте понять, что такие условия для Вас не подлежат обсуждению
Вас поджимают со временем Скажите четко, что Вы можете воспользоваться другими предложениями
Партнер Вас непрерывно перебивает Попросите вежливо, но твердо дать договорить Вам до конца. Повторите предложение
На аргумент противоположной стороны Вам ничего не приходит в голову дельного Часто бывает достаточно промежутка времени между фразами, для того чтобы вновь сосредоточиться на обсуждаемом вопросе
Вам в навязчивой манере задают вопросы Оценивайте лишь то, что партнер хочет сказать по существу
Приводят в поддержку своих аргументов цифры, данные, факты, результаты исследований, которые вам неизвестны Требуйте точного указания источника; попросите, чтобы Вам дали в руки оригинал
Пункты договора и условия сделки, выдвигаемые противоположной стороной, представляются несущественными Попросите поточнее раскрыть существо предложений
Партнер обращается с Вами снисходительно Покажите, что Вы не обращаете внимания на то, как себя ведет партнер
Употребляет термины, которых Вы не знаете Настоятельно попросите партнера четко и доступно объяснить применяемые термины

Конструктивные приемы ведения переговоров:

 

Прием поиска общей зоны решения.Выслушав мнения других участников и сопоставив их со своими, найдите общие моменты или общие интересы.

Прием компромисса.Участники, не сумев устранить разногласия, идут на взаимные уступки друг другу.

Прием разделения проблемы на отдельные составляющие.Если не удается решить проблему целиком, следует выделить в рей отдельные составляющие и попытаться достичь соглашения по ним. Вопросы, по которым не удается достичь соглашения, снимаются. В результате Вы добиваетесь частичного соглашения.

 

На чьем «поле» встречаться:

 

На вашей территории «На чужом поле»
Всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, поручившим вести переговоры Вы можете сосредоточиться исключительно на переговорах, тогда как «в родных стенах» слишком многое отвлекает
Вы можете заниматься и другими делами, а также будете окружены привычными удобствами Можно придержать информацию, сославшись на то, что у Вас ее нет с собой
Психологическое преимущество – на Вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не Вы к нему Существует возможность перешагнуть «через голову» оппонента и обратиться непосредственно к его шефу
Это экономит время и деньги на дорогу Организационные вопросы ложатся на оппонента
Вы можете организовать пространственную среду, чтобы эффективно использовать возможности невербальной коммуникации Находясь на территории партнера и анализируя его окружение, Вы легко определите его психогеометрический тип и это даст возможность для выбора наиболее эффективного сценария взаимодействия с ним

Стратегии взаимодействия:

 

Ориентированные на конфликт Ориентированные на консенсус
1. Возражать «Этого я еще не слышал», «Это вы видите в искаженном свете», «Здесь Вы меня неправильно поняли» 1. Задавать вопросы «Какого Вы мнения об этом?», «К какой теме Вы хотите обратиться?»
2. Поучать «Вы должны еще раз тщательно просмотреть документы», «Вы должны меня лучше слушать», «Итак, теперь Вы меня внимательно послушайте» 2. Констатировать «Это новый аспект вопроса для меня»
3. Оправдывать «Это, по-видимому, было так», «Этого мне никто не сказал» 3. «Я» - обращение «Я не понимаю, почему Вы этому пункту придаете такое большое значение. Я хотел бы, чтобы мы перешли к следующему вопросу», «Мне нравится ход переговоров, которые мы до сих пор вели»
4. Убеждать «Вы ведь со мной одного мнения, что…» 4. Внимательно слушать «Я правильно Вас понял, что…», «Что касается меня, я с Вами соглашусь, но …»
5. Утверждать, настаивать «По-другому это нельзя сделать», «Я на это смотрю так…» 5. Аргументация к выгоде «Это означает для Вас…», «Тем самым Вы получаете гарантию…», «Это Вам позволит…», «Это Вам сулит…»
6. Провоцировать, игнорировать, иронизировать «Ваше предложение показывает, что Вы теоретик. К сожалению, на практике это все выглядит по-другому»  

 

Телефонные переговоры

Телефон – самый быстрый способ связи в современной жизни. Он позволяет решить многие деловые проблемы, установить контакты без непосредственной встречи. Однако телефон может стать и настоящим бедствием, если не уметь им пользоваться, пренебрегать правилами делового общения.

Из всех видов переговоров самыми сложными являются переговоры по телефону. Специфика телефонного общения определяется, прежде всего, фактором дистантности общения.

Собеседники не видят друг друга, поэтому из всех факторов воздействия в телефонном общении остается только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонационным. Таким образом, интонация делового телефонного разговора значима не менее, чем содержание речи. Особенно значим интонационный рисунок начала и конца общения. Начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собеседнику. Психологи утверждают, что если есть расхождения между содержанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию.

Подсчитано, что каждый телефонный разговор длится 3-5 минут, с учетом количества таких разговоров их общая сложность может составить не один час. Поэтому, прежде чем звонить, продумайте, о чем Вы хотите сообщить или какие сведения вам нужно получить, ясно и четко сформулируйте свой вопрос.

Подсчитано, что во время телефонного разговора треть времени уходит на паузы между словами и выражение эмоций, это и формирует нечеткость фраз. Недоговоренность и не позволяет сэкономить время.

Интересно, что мужчина и женщина ведут телефонные переговоры по-разному. Более того, если разговаривают мужчина с мужчиной или женщина с женщиной, то они перебивают друг друга одинаково часто, но когда разговаривают мужчина и женщина, то мужчина перебивает женщину в два раза чаще. Мужчины сосредоточиваются больше на содержании разговора, женщин привлекает сам процесс общения, они тоньше воспринимают нюансы разговора, оценивают собеседника не только как «передатчика информации», но и как человека.

Следует иметь в виду и еще одну особенность мужского телефонного разговора. Оказывается, мужчины слушают внимательно лишь 10-15 секунд, а потом они начинают анализировать ситуацию и уже готовы прервать разговор, сделать выводы.

Излишняя вежливость в телефонных разговорах неуместна. «Будьте добры, попросите, пожалуйста, если Вам не трудно…» - такие церемонии ни к чему. Это затягивает разговор, вызывает раздражение.

Если Вы договорились о телефонном звонке, но не уверены, что о Вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Тем самым Вы избавите собеседника от ненужного «вступления», во время которого он будет судорожно вспоминать, кто Вы и о чем он с Вами договаривался.

Рекомендуется делать ударение: звонят, позвоните, позвонят.

 

Перед каждым звонком ответьте самому себе на три вопроса:

§ Имеется ли острая потребность в разговоре?

§ Обязательно ли знать ответ партнера?

§ Нельзя ли встретиться с партнером лично?