Похожие публикации

Руководство по определению понятия «политический заключенный»
Руководство
В связи с особым вниманием к проблемам уголовного и административного преследования по политическим мотивам, примеры которого множатся за последние го...полностью>>

Руководство по определению понятия «политический заключенный»
Руководство
В связи с особым вниманием к проблемам уголовного и административного преследования по политическим мотивам, примеры которого множатся за последние го...полностью>>

Руководство по определению понятия «политический заключенный»
Руководство
В данном пункте имеются в виду случаи, когда формально лишение свободы человека выглядит правомерным. Однако фактически оно основано на недостоверных ...полностью>>

Руководство по определению понятия «политический заключенный»
Руководство
Вилкокс Питер Хенри, гражданин США, капитан судна Arctic Sunrise, обвиняется по ч. 3 ст. 227 УК РФ («Пиратство, совершённое организованной группой с п...полностью>>



Планирование и отчетность в публичной библиотеке «планирование это орудие мудрых, но планирование это одно из самых сложных видов работы, доступных человеку»

Планирование и отчетность в публичной библиотеке

«Планирование – это орудие мудрых, но планирование – это одно из самых сложных видов работы, доступных человеку»

(Р. Акофф)

Цель доклада – рассмотреть теоритические вопросы планирования и отчетности библиотечной деятельности, опираясь на реалии этой деятельности в нашем учреждении.

Не случайно, здесь приведена цитата Рассела Линкольна Акоффа известного американского учёного, профессора менеджмента. Планирование – это один из экономических методов управления.

В системе функционирования любого учреждения, в том числе и библиотечного, планирование выступает как ведущий инструмент и стратегическая форма, при помощи которых решаются ключевые вопросы на всех уровнях работы учреждения.

Опыт показывает, что организация, планирующая свою деятельность, функционируют более успешно, чем организация, свою деятельность не планирующая.

Планирование теснейшим образом связано с отчетностью. Для точного планирования необходимо как можно больше получить достоверной информацию о текущей ситуации. Планы и отчеты учреждения, как правило, строятся по одной, или схожей схеме.

Обратимся к теории. У понятия «планирование» существует много определений, сложных и простых. Например:

Планирование − это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в определенных условиях.

Более простое:

Планирование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей.

Качественное планирование позволяет распределить ограниченные ресурсы между различными целями и задачами.

В узком смысле планированием является составление специальных документов, планов определяющих конкретные шаги организации по осуществлению принятых решений.

План− это официальный документ, в котором отражены прогнозы будущего развития учреждения, промежуточные и конечные цели, а также задачи, стоящие перед организацией и ее отдельными подразделениями, механизмы координации деятельности по выполнению плановых заданий, распределение ресурсов и обработка стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

Существуют различные виды планов, не все из них применяются в нашей повседневной библиотечной деятельности, но сказать о них следует.

Формы планирования

Весь процесс планирования делится на 2 стадии:

Разработка стратегии – это перспективное и стратегическое планирование.

Перспективное – разработка планов на перспективу, т.е. на будущее.

Стратегическое – поиск новых возможностей.

Определение тактики – это оперативное (реализация возможностей) и тактическое планирование (создание определенных предпосылок), относятся к текущему планированию.

Планы бывают следующих видов:

Планы-цели – представляют собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Планы– цели используются при больших сроках, либо при принципиальной непредсказуемости конкретных событий в будущем. Сюда относят долгосрочные планы.

Планы для неповторяющихся действий. Их составляют для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могут составляться в форме бюджета, программы, сетевого графика.

В библиотеке могут составляться такие виды планов как:

- стратегические и перспективные на 5, 10 и более лет;

- оперативные на год, квартал, месяц;

- с различными интервалами действия: текущие (годовые, квартальные, месячные), долгосрочные (на весь период деятельности библиотеки);

- универсальные (на всю работу в целом) и тематические (только по одному направлению деятельности).

По срокам выполнения планы принято делит на:

Долгосрочные (больше 5 лет) – эти планы относятся, в основном, к категории планов-целей.

Среднесрочные (от 1 года до 5 лет) – они выполняются в виде различного рода программ, бюджетов, сетевых графиков.

Краткосрочные – планируются на срок до 1 года, разновидностью являются месячные, квартальные планы.

«Не бывает попутного ветра у корабля, команда которого не знает, куда она плывет». Это изречение Сенеки известно всем.

Рассмотрим элементы стратегического планирования на примере «Концепции развития библиотеки»

Стратегический план (Концепция развития библиотеки)

Включаются: • Миссия библиотеки

• Цель библиотеки

• Стратегия библиотеки (Маркетинг - план)

Где представляются:

1. Анализ внешней среды библиотеки с перспективой на будущее – профиль района обслуживания, численность и состав пользователей, состав потенциальных пользователей (какую работу необходимо провести по привлечению их в библиотеку, их спрос на библиотечные и информационные услуги).

2. Анализ внутренней среды библиотеки с перспективой на будущее (SWOT - анализ) - прогнозирование потребностей пользователей в соответствии с изменением материально-технической базы библиотеки (приобретение компьютерной техники), выделение возможных партнёров, спонсоров, планирование комфортности и качества обслуживания пользователей.

3.Перспективы развития библиотеки на 5 лет (цели, задачи, направления, формы и методы, конкретные мероприятия) – можно разбить работу библиотеки на этапы с определением цели каждого этапа.

4. Вывод - Определяется главная мысль о развитии библиотеки в будущем (одним предложением)

Обратимся к более простым, текущим годовым планам, поскольку, деятельность библиотек ведется на основе годового плана работы.

План работы библиотеки – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ и проведения мероприятий в библиотеке.

План библиотеки-филиала является составной частью плана ГУ «ГГЦБ им. А.И. Герцена», который включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы.

Сводный план работы библиотек ГУ «ГГЦБ им. А.И. Герцена» отражает основные направления библиотечно-информационной деятельности на текущий год, способствует повышению уровня взаимодействия библиотек.

Годовые планы работы составляются в сроки, определяемые руководством библиотечного учреждения, и предоставляются на утверждение вышестоящему руководителю (у нас этот срок − 10 декабря).

Требования к составлению плана с точки зрения теории и практики библиотечной работы.

Для того, чтобы план стал по настоящему дееспособным документом, при его составлении необходимо соблюдать следующие требования:

1.План работы должен полностью соответствовать тем позициям, которые отражены в нормативных, правовых и иных документах, принятых на государственном, региональном и внутри библиотечном уровнях.

2.План должен быть актуальным, отражать важнейшие события в жизни государства и общества, региона, быть направленным на решение социально-личностных задач.

3.План работы должен ставить четкие цели, быть разнообразным и интересным по форме проведения мероприятий, учитывать особенности и традиции библиотечного учреждения и его социального окружения.

4.План должен быть конкретным, с указанием конкретных мероприятий, сроков проведения, участников и организаторов; необходимо исключить из него общие формулировки, которые являются серьезным недостатком плана.

5.План должен быть реально выполнимым, предусматривающим равномерное по времени распределение мероприятий, необходимых и достаточных для решения поставленных задач.

Если библиотека не составляет перспективные планы, то следует в годовом плане работы предусмотреть мероприятия, которые необходимо провести с целью совершенствования ее деятельности. Например, реорганизация функционирования библиотеки, или отдельных её структурных подразделений, отделов, плановая проверка фонда, переход на автоматизированную технологию, работа по дополнительному привлечению пользователей, ремонт помещений и т.д.

Идеальное планирование требует проведения большой предварительной работы.

Этапы работы над планом

Составление плана начинается с научного прогнозирования. Прогноз предполагает анализ существующего положения и составляется на основе моделирования различных ситуаций состояния библиотеки в течение планируемого периода.

При работе над годовым планом следует учитывать итоги деятельности за отчетный период, сравнить полученные данные с данными за предыдущие 2-3 года, определить и обосновать основные тенденции изменения объемов работ, установить контрольные показатели, привести в соответствие объем запланированных работ с бюджетом рабочего времени на основе нормирования.

Нормирование помогает составлять научно-обоснованные планы, равномерно распределять нагрузку между сотрудниками, рассчитать объем и трудоемкость процессов, обосновать штатную численность библиотеки, рационально использовать кадры, объективно оценивать работу сотрудников, выявлять потери и нерациональные затраты рабочего времени.

Сегодня, ведущие библиотеки Республики в том числе и НББ для расчета трудозатрат на выполняемые работы используют нормы времени, разработанные внутри библиотеки рабочей группой на основании ранее используемых в библиотечной практике нормативов «Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках» (М.,1997), как типовых.

Можно также взять новейшие российские разработки. К примеру:

Нормирование труда в библиотеке

Методические рекомендации. _ 2013 г._ 75 с., (Библиотека библиотекаря).

В методических рекомендациях, подготовленных специалистами РГБ и успешно апробированных в ряде ее отделов, рассматриваются основные положения нормирования библиотечного труда. Сегодня процесс нормирования является одним из важнейших аспектов эффективного использования трудовых ресурсов библиотеки. В настоящее время условия работы библиотеки существенно изменяются — реорганизуются структурные подразделения, применяются новые формы библиотечно-библиографического обслуживания пользователей, внедряется процесс компьютеризации. Поэтому одними из главных направлений в деятельности библиотек становятся пересмотр устаревших норм и разработка новых, соответствующих современному уровню организации производства и труда.

В сборнике рекомендаций рассматривается последовательность этапов нормирования, сформулированы методы изучения затрат рабочего времени и их классификация, прописан порядок разработки и внедрения норм, отвечающих требованиям сегодняшнего дня.

На начальном этапе работы по составлению плана определяются виды работ, которые планируется выполнить в течение года в соответствии с задачами, стоящими перед библиотекой, затем они сопоставляются с нормами времени. Подсчитывается общее количество времени, необходимого на выполнение всех процессов и мероприятий в библиотеке на год.

На следующем этапе осуществляется планирование бюджета рабочего времени. Он складывается из фонда рабочего времени и его расхода.

Фонд рабочего времени – это годовое количество рабочих дней библиотеки или одного сотрудника, определенное из общего числа дней в году за вычетом выходных, праздничных дней и отпуска, потерь рабочего времени по временной нетрудоспособности, учебных отпусков и т.д.

По сути, Годовой план работы библиотеки должен составлять сумму планов всех работников библиотеки.

Общее количество времени, необходимого на выполнение всех процессов и мероприятий в библиотеке на год, должно быть равно бюджету рабочего времени на год. Необходимо также учитывать ненормируемые работы, которые отражают специфику библиотечного труда, например − наличие творческих элементов, они в библиотеках в среднем составляют до 20%.

В случае расхождения времени, необходимого для выполнения запланированных работ, с бюджетом рабочего времени следует провести корректировку плана.

Выполнение мероприятий, необходимость которых возникла, но которые не были предусмотрены в годовом плане, обеспечивается планированием резерва рабочего времени на выполнение таких заданий.